Hoe organiseer je co-creatiesessies voor een nieuwe identiteit na een welzijnsfusie?

Co-creatiesessies voor een nieuwe identiteit na een welzijnsfusie organiseer je door medewerkers, cliënten en leidinggevenden gezamenlijk te laten werken aan gedeelde waarden, verhalen en ambities. Het gaat niet om een eenmalige bijeenkomst, maar om een reeks gerichte sessies die samen draagvlak opbouwen voor wie de nieuwe organisatie wil zijn. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over dit proces, van voorbereiding tot borging.

Wat maakt identiteitsontwikkeling na een welzijnsfusie zo complex?

Identiteitsontwikkeling na een welzijnsfusie is complex omdat twee of meer organisaties elk hun eigen cultuur, waarden en verhaal meebrengen. Die geschiedenis is niet zomaar te wissen, en dat moet ook niet. De uitdaging is om het waardevolle uit het verleden mee te nemen en tegelijk ruimte te maken voor iets nieuws dat voor iedereen herkenbaar voelt.

Bij een fusie in de welzijnssector spelen er extra lagen mee. Medewerkers zijn vaak sterk verbonden met de oorspronkelijke organisatie, haar naam, haar manier van werken en haar cliënten. Wanneer die vertrouwde identiteit wegvalt of verandert, kan dat leiden tot onzekerheid, weerstand en verlies van betrokkenheid. Tegelijkertijd verwachten cliënten, samenwerkingspartners en gemeenten continuïteit en duidelijkheid.

Daar komt bij dat identiteit niet alleen gaat over een logo of een nieuwe naam. Het gaat over de vraag: wie zijn wij, waar staan we voor en hoe laten we dat zien in ons dagelijks werk? Die vraag beantwoord je niet in een vergadering. Je hebt er een zorgvuldig proces voor nodig waarbij mensen zich gezien en gehoord voelen. Juist in de zorg- en welzijnssector is dat geen luxe, maar een voorwaarde voor succes.

Wie moeten er aan co-creatiesessies voor een nieuwe identiteit deelnemen?

Aan co-creatiesessies voor een nieuwe organisatie-identiteit moeten in ieder geval medewerkers van de werkvloer, leidinggevenden en bestuurders deelnemen. Hoe breder de vertegenwoordiging, hoe sterker het draagvlak voor de uitkomst. Betrek ook cliënten of bewoners waar dat mogelijk is, want zij zijn de reden waarom de organisatie bestaat.

Een veelgemaakte fout is om identiteitsontwikkeling alleen bij het management neer te leggen. De nieuwe identiteit moet herkenbaar zijn voor de medewerker die dagelijks met cliënten werkt, niet alleen voor de directeur die de strategie bepaalt. Betrek daarom mensen uit verschillende lagen en afdelingen van beide fusiepartners.

Denk bij de samenstelling van je deelnemersgroep aan de volgende rollen:

Bestuurders en directeuren die de strategische kaders bewaken
Teamleiders en managers als brug tussen beleid en uitvoering
Medewerkers van de werkvloer als dragers van de dagelijkse praktijk
HR- en communicatieprofessionals voor borging en vertaling
Cliënten of cliëntenraadleden als spiegel van de buitenwereld

Zorg voor een evenwichtige mix van medewerkers uit beide fusiepartners. Dat voorkomt dat de nieuwe identiteit als de identiteit van de grootste of meest dominante partij wordt ervaren.

Hoe ziet een co-creatietraject voor een fusie-identiteit er stap voor stap uit?

Een co-creatietraject voor een fusie-identiteit bestaat uit meerdere fasen: eerst verkennen, dan verdiepen, vervolgens kiezen en ten slotte verankeren. Elke fase heeft zijn eigen doel en vraagt om andere werkvormen. Het hele traject duurt gemiddeld twee tot vier maanden, afhankelijk van de omvang van de organisatie.

Een bewezen opbouw ziet er als volgt uit:

Verkenning: Breng in kaart wat beide organisaties meebrengen. Wat zijn de verhalen, de waarden en de trots van medewerkers? Dit kan via interviews, enquêtes of kleine groepsgesprekken.
Inspiratie en betekenis: Organiseer een eerste gezamenlijke sessie waarin deelnemers uit beide organisaties samen nadenken over wat hen drijft en wat ze willen meenemen naar de nieuwe organisatie.
Waardenkeuze: Werk in kleinere groepen toe naar een set kernwaarden die de nieuwe organisatie wil uitdragen. Test deze waarden op herkenbaarheid en eerlijkheid.
Vertaling naar praktijk: Verbind de gekozen waarden aan concreet gedrag. Wat betekent een waarde als “nabijheid” voor een receptiemedewerker, een teamleider of een beleidsmaker?
Toetsing: Leg de uitkomsten terug aan een bredere groep medewerkers en eventueel cliënten. Klopt het? Voelt het als ons?
Verankering: Vertaal de identiteit naar communicatie, huisstijl en interne cultuur. Zorg dat de nieuwe identiteit zichtbaar wordt in alles wat de organisatie doet.

Een goed doordacht strategisch traject zorgt ervoor dat deze stappen niet los van elkaar staan, maar op elkaar voortbouwen.

Welke werkvorm werkt het best in een co-creatiesessie over identiteit?

Werkvormen die persoonlijke verhalen centraal stellen, werken het best in co-creatiesessies over identiteit. Mensen verbinden zich niet aan abstracte begrippen, maar aan concrete ervaringen en herkenbare situaties. Verhalen vertellen, beelden kiezen en dilemma’s bespreken zijn dan ook effectiever dan het invullen van lijstjes of het stemmen op waarden.

Enkele werkvormen die goed werken in de praktijk:

Storytelling: Vraag deelnemers een moment te beschrijven waarop ze trots waren op hun organisatie. Die verhalen onthullen wat echt van waarde is.
Waardensorteerkaarten: Laat deelnemers in kleine groepjes kaarten met waarden ordenen en bespreken. De discussie is minstens zo waardevol als de uitkomst.
Persona’s en cliëntreizen: Gebruik fictieve maar herkenbare cliëntprofielen om te bespreken hoe de nieuwe identiteit zichtbaar wordt in de dienstverlening.
Metaforen en beelden: Vraag deelnemers een foto of beeld te kiezen dat voor hen de nieuwe organisatie symboliseert. Dit doorbreekt abstractie en maakt gesprekken concreet.

Wissel plenaire momenten af met werken in kleine groepjes. Kleine groepen geven mensen meer ruimte om eerlijk te zijn en minder bekende collega’s te leren kennen. Dat is juist na een fusie van grote waarde.

Hoe zorg je dat de nieuwe identiteit ook na de sessies blijft leven?

Een nieuwe identiteit blijft leven wanneer ze wordt ingebed in de dagelijkse werkpraktijk en niet alleen op papier staat. Dat vraagt om herhaling, zichtbaarheid en eigenaarschap bij leidinggevenden. De sessies zijn het begin, niet het eindpunt.

Praktische manieren om de identiteit te verankeren zijn onder andere het trainen van leidinggevenden zodat zij de waarden actief uitdragen, het aanpassen van interne communicatie aan de nieuwe toon en stijl, en het vieren van voorbeelden waarbij de identiteit zichtbaar wordt in de praktijk. Denk ook aan het betrekken van nieuwe medewerkers via onboarding die de identiteit van de organisatie concreet maakt.

Een valkuil is dat de identiteit na de lancering verwatert omdat er geen opvolging is. Benoem daarom binnen de organisatie mensen die de identiteit bewaken en uitdragen. Geef hen de ruimte en de middelen om dat te doen. En toets regelmatig of de identiteit nog klopt met de werkelijkheid die medewerkers en cliënten ervaren.

Hoe wij helpen bij identiteitsontwikkeling na een fusie

Na een welzijnsfusie begeleiden wij organisaties bij het hele traject van co-creatiesessies tot een volledig uitgewerkte nieuwe identiteit. We werken altijd samen met de mensen die er het meest toe doen: medewerkers, leidinggevenden en cliënten. Zo ontstaat een identiteit die niet van buiten is opgelegd, maar van binnenuit is opgebouwd.

Wat wij bieden:

Begeleiding van co-creatiesessies op maat, afgestemd op de omvang en cultuur van jouw organisatie
Ontwikkeling van een sterk merk met kracht en karakter, inclusief tone of voice, huisstijl en positionering
Vertaling van missie, visie en waarden naar concreet communicatiegedrag en visuele keuzes
Opbouw van een werkgeversmerk dat medewerkers trots maakt en nieuwe mensen aantrekt
Trainingen en workshops om de nieuwe identiteit te verankeren in de dagelijkse praktijk

We kennen de welzijnssector goed en weten wat er speelt bij fusies, herpositionering en veranderingstrajecten. Wil je weten hoe een traject voor jouw organisatie eruit kan zien? Neem contact op en we denken graag vrijblijvend met je mee.